Externe Beteiligte gezielt einbinden
Partner, Dienstleister oder Kunden benötigen manchmal Zugang zu Dateien, Terminen oder Aufgaben. Ein gutes Konzept unterscheidet zwischen interner Zusammenarbeit, eingeladenen Gästen und anonymen Linkfreigaben.
- Zielgruppen und Inhalte definieren
- Interne und externe Zugriffe trennen
- Gäste und Linkfreigaben bewerten
- Verantwortliche für Freigaben festlegen
Berechtigungen konsequent planen
Die OX-Dokumentation beschreibt, dass Freigaben durch zusätzliche Berechtigungseinträge für Ordner oder Elemente umgesetzt werden. Welche Rechte zulässig sind, hängt von Modul, Inhalt und gewähltem Gastmodell ab.
- Lese- und Schreibrechte unterscheiden
- Gäste namentlich einladen
- Geheime Links kontrolliert nutzen
- Quoten und Funktionen konfigurieren
Sicherheit mit Nutzbarkeit verbinden
Externe Zusammenarbeit muss für Nutzer einfach sein, ohne Schutzmechanismen zu umgehen. Leitlinien, Schulung und regelmäßige Überprüfung helfen, beides zu verbinden.
- Passwort- und Ablaufregeln
- Freigaben regelmäßig prüfen
- Support für Nutzer und Gäste
- Dokumentation und Governance